Die Berechnung erfolgt für ein Jahr. Natürlich kann das Excel weiter ausgeweitet werden auf mehrere Jahre. Unter "Basisdaten" sind die Daten und Sätze für die Kranken-und Pflegeversicherung und auch die Rentenversicherung angegeben. Diese können nach belieben geändert oder angepasst werden. 

Mit den JA Zuschüsse sind die hälftigen Beiträge für die Renten-und Krankenversicherung gemeint, die von den Jugendämtern übernommen werden. 

Die gelben Felder müssen ausgefüllt werden. Dort sollen die Wochenstunden für jedes Kind und für jeden Monat eingetragen werden. Im Beispiel sind es im Monat Jan. zwei Kinder a 40 Wochenstunden. 

Darunter werden die Anzahl der Wochentage pro Kind eingetragen. Im Beispiel wäre das für die zwei Kinder im Januar jeweils fünf Tage. Es können aber auch mehr oder weniger eingetragen werden. 

Im Beispiel sind Euro 5 pro Stundenlohn als Vergütung des Jugendamtes eingetragen. Dieser Lohn variiert je nach Kommune. Der Betrag muss angepasst werden. 

In der Spalte: Zahlung von den Eltern für Betreuung, können eventuelle Zuzahlungen der Eltern eingetragen werden. Diese gelten pro Stunde und für alle Kinder.

Das Essensgeld ist pro Tag erhoben. Hier im Beispiel sind es Euro 2,- Auch dieser Betrag sollte angepasst werden. 

Der persönliche Steuersatz kann sehr unterschiedlich sein. Im gelben Feld wird der entsprechende Betrag eingetragen 

Soll in die Rentenversicherung eingezahlt werden, muss ein "Ja" im gelben Feld stehen. 

Diese Felder sind nicht auszufüllen. Sie berechnen nur, ob es besser ist, die tatsächlichen Kosten anzugeben oder die Betriebskostenpauschale. Die Felder befüllen sich wenn die Kosten angegeben werden. 

Achtung: Es kann nicht jeden Monat eine andere Art der Kostenberechnung verwendet werden. Die Angaben sind nur Hinweise, ab wieviel Kindern sich evtl. eine Betriebskostenpauschale lohnen könnte. 

Der gesamte in Grün gehaltene Bereich beinhaltet die Einnahmen. Das heißt im Jan werden insgesamt € 1.680 umgesetzt. Davon sind €80 von den Eltern als Essensgeld umgesetzt und €1600 über die Jugendämter. 

Von den Umsätzen müssen nun die Kosten und die Abgaben abgezogen werden. 

Der Kostenteil, sollte sehr genau ausgefüllt werden. Alle Feler die in Gelb gehalten sind, müssen einen Eintrag pro Monat erhalten. Einige Beiträge können bei mehr betreuten Kindern steigen, wie zum Beispiel Bastelmaterial, oder vielleicht auch gar nicht anfallen. Dann wird wie im Beispiel beim KFZ einfach die Zeile leer gelassen. Die Zeile 1. "Essen und Geränke" ist nicht gelb hinterlegt. Hier ziehen sich automatisch die für das Essen angesetzten Posten. Weil in der Regel die Essenspreise so kalkuliert sind, dass auch damit die Essenskosten gedeckt werden. 

Die Kosten gesamt = orange Zeile am Ende des Kostenblockes, zieht sich automatisch und soll nicht ausgefüllt werden. 

Die Kosten (Betriebskosten)  werden nun von den Umsätzen abgezogen. 

Die Betriebskostenpauschale berechnet sich automtisch und nur wenn auch angezeigt wird, dass die Betriebskostenpauschale günstiger ist zu berechnen. Je nach Stundenanzahl der Kinder, passen sich die Pauschalen automatisch an. Hier bitte keine Anpassungen oder Einträgte vornehmen. 

Nun haben wir die Kosten von den Umsätzen abgezogen und erhalten somit das Brutttoeinkommen für jeden Monat. Es ist das steuerpflichtige Einkommen und von diesem müssen nun die Abgaben und Steuern abgezogen werden. 

Die Abgaben beinhalten Steuern, Krankenversicherungen, Rentenversicherung und die Unfallversicherung. 

Alle Felder ziehen sich automatisch und es muss nichts angepasst werden.

Bevor das Nettoeinkommen berechnet wird, dürfen noch die Erstattungen des Jugendamtes wieder hinzu gerechnet werden.  Dies passiert automatisch. Im unteren grünen Feld (nicht anpassen!) erscheint nun das Nettoeinkommen. Ihr Verdienst der ausgezahlt wird.